University of Ottawa Students' Union Job Board
Superviseur·e des bénévoles | Volunteer Supervisor
Description
(English Follows)
Poste : Superviseur·e des bénévoles
Heures de travail : 15 heures par semaine
Salaire : 20.75 $/heure (avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)
Sous la responsabilité du/de la : Directeur du développement des affaires
Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant
Ce poste est syndiqué en tant que poste « A-2 » dans le cadre du SCFP 4943.
Description du Centre
La Maison internationale est un service du Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) qui a pour mission d’accueillir et de soutenir les étudiant·e·s internationaux·ales et de fournir à l’ensemble des étudiant·e·s des informations sur d’autres cultures et pays. Elle promeut la coopération entre les différentes cultures, le respect, l’égalité et la diversité et la lutte contre la discrimination.
Description du poste
Le ou la superviseur·e des bénévoles joue un rôle clé dans le fonctionnement quotidien et les efforts de sensibilisation de la Maison internationale. Iel supervise le recrutement et l’engagement des bénévoles, soutient l’organisation d’événements et de programmes en partenariat avec la coordinatrice et la superviseure des événements de la Maison internationale, et favorise un environnement inclusif et stimulant pour les bénévoles.
Le ou la superviseur·e des bénévoles gère également le programme de mentorat uOLinx, attribue des tâches aux bénévoles et en assure le suivi, et contribue à la planification stratégique afin d’améliorer l’implication et l’engagement des étudiant·e·s. Ce poste implique une combinaison de responsabilités logistiques, administratives et interpersonnelles et requiert de solides compétences en matière de communication et de leadership.
Responsabilités :
Les tâches du ou de la superviseur·e des bénévoles sont les suivantes :
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de recrutement de bénévoles qui ont la passion de l’interculturalisme, de l’équité et de l’anti-discrimination;
- Assister la superviseure des événements et la coordinatrice de la Maison internationale dans la planification et l’exécution d’événements, d’ateliers et de campagnes;
- Créer et mettre en œuvre des stratégies pour stimuler l’engagement et la motivation de l’équipe de bénévoles;
- Gérer le programme de mentorat uOLinx, y compris l’affectation des bénévoles, le suivi des progrès et le développement du programme;
- Assigner des tâches aux bénévoles et veiller à ce qu’elles soient accomplies dans les délais en assurant un suivi régulier et en donnant des conseils;
- Favoriser la création d’un espace sécuritaire, inclusif et favorable au développement et à la collaboration des bénévoles;
- Créer du matériel et des présentations pour la formation des bénévoles, les événements et les ateliers;
- Gérer le placement des bénévoles de la Maison internationale pour la plateforme d’engagement Communautaire;
- Mener des entrevues avec les candidat·e·s bénévoles et organiser des sessions d’intégration;
- Suivre et approuver les heures de bénévolat et veiller à ce que les contributions soient conformes aux objectifs de la Maison internationale et aux normes du SÉUO;
- Organiser des initiatives d’appréciation des bénévoles afin de reconnaître et de célébrer leurs contributions;
- Servir de point de contact principal pour les bénévoles et maintenir une communication permanente concernant les événements et les responsabilités;
- Soutenir la clientèle de la Maison internationale en les aiguillant vers les ressources universitaires appropriées ou en les transférant à la coordinatrice pour les questions complexes;
- Collaborer avec les départements du SÉUO pour harmoniser les messages et partager du contenu qui reflète les objectifs communs;
- Traiter les tâches administratives comme répondre aux courriels et aux appels, rédiger des rapports et tenir à jour la documentation;
- Assister à toutes les formations et réunions obligatoires requises par le SÉUO et la coordinatrice de la Maison internationale;
- Effectuer des tâches légères de nettoyage du bureau, si vous en êtes physiquement capable;
- Contribuer à l’atmosphère chaleureuse, accueillante et professionnelle de la Maison internationale;
- Participer activement aux événements et aux campagnes de la Maison internationale; et
- Effectuer les autres tâches connexes attribuées;
Qualifications :
- Doit étudier à l’Université d’Ottawa;
- Expérience en coordination de bénévoles;
- Expérience relative aux enjeux des étudiant·e·s internationaux, aux cultures et aux pays;
- Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et de présentation, tant à l’écrit qu’à l’oral;
- Excellentes capacités d’organisation, de résolution de problèmes et de gestion du temps;
- Motivation et enthousiasme;
- Autonomie et travail d’équipe;
- Connaissance pratique des plateformes logicielles Microsoft, Google et Internet;
- Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout;
- Une bonne connaissance de l’Université d’Ottawa et de ses environs est un atout;
- Le leadership et l’expérience liés aux événements étudiants sont un atout; et
- La connaissance du SÉUO, de ses services, entreprises, clubs, associations et activités est un atout.
Veuillez noter que l’entrevue se déroulera en anglais et en français. La préférence sera donnée aux candidat·e·s des groupes en quête d’équité.
Les candidat·e·s doivent soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 29 juillet 2026 à 23 h 59. Nous ne contacterons que les candidat·e·s invité·e·s à un entretien.
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Position: Volunteer Supervisor
Hours of work: 15 hours/week
Wage: $20.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)
Reporting to: Director of Business Development
Type of position: Replacement of an existing vacancy
This position is unionized as an “A-2” position under CUPE 4943.
Centre Description
The International House (“IHouse”) is a service of the University of Ottawa Students’ Union (UOSU) that exists to welcome and provide support for international students and to provide information on other cultures and countries to all students. It promotes cooperation among different cultures respect equality and diversity and working against discrimination.
Job Description
The Volunteer Supervisor plays a key role in the day-to-day functioning and outreach efforts of the International House (IHouse). They will oversee volunteer recruitment and engagement, support the delivery of events and programs in partnership with the IHouse Coordinator and Events Supervisor, and foster an inclusive and empowering environment for volunteers.
The Volunteer Supervisor will also manage the uOLinx Mentorship Program, assign and track tasks for volunteers, and contribute to strategic planning to enhance student involvement and engagement. This position involves a combination of logistical, administrative, and interpersonal responsibilities and requires strong communication and leadership skills.
Responsibilities:
The Volunteer Supervisor will:
- Develop and implement recruitment strategies for volunteers passionate about interculturalism, equity, and anti-discrimination;
- Assist the IHouse Events Supervisor and IHouse Coordinator in the planning and execution of events, workshops, and campaigns;
- Create and implement strategies to boost engagement and motivation among the volunteer team;
- Manage the uOLinx Mentorship Program, including volunteer assignments, progress tracking, and program development;
- Assign tasks to volunteers and ensure timely completion through regular follow-ups and guidance;
- Foster a safe, inclusive, and supportive space for volunteers to grow and collaborate;
- Create materials and presentations for volunteer training, events, and workshops;
- Oversee the International House’s volunteer placement on the Michaëlle-Jean Centre for Community Engagement platform;
- Conduct volunteer applicant interviews and onboarding sessions;
- Track and approve volunteer hours and ensure contributions align with IHouse objectives and UOSU standards;
- Organize volunteer appreciation initiatives to recognize and celebrate contributions;
- Serve as a key point of contact for volunteers and maintain ongoing communication related to events and responsibilities;
- Support IHouse clients by referring them to the appropriate university resources or transferring them to the Coordinator for complex issues;
- Collaborate with UOSU departments to align messaging and share content that reflects shared goals;
- Handle administrative duties such as responding to emails and calls, writing reports, and maintaining documentation;
- Attend all mandatory trainings and meetings required by the UOSU and IHouse Coordinator;
- Perform light cleaning duties around the office, if physically able;
- Contribute to the warm, welcoming, and professional atmosphere of the IHouse;
- Participate actively in IHouse events and campaigns; and
- Perform other related duties as assigned.
Qualifications:
- Must be a student at the University of Ottawa;
- Experience in volunteer coordination;
- Experience in international student issues, cultures and countries;
- Excellent interpersonal, communication and presentation skills, both written and oral;
- Excellent organizational, problem solving and time management skills;
- Self-motivated and enthusiastic;
- Ability to work independently and as part of a team;
- Working knowledge of Microsoft, Google and internet software platforms;
- Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset;
- A strong knowledge of uOttawa and surroundings is an asset;
- Leadership and experience in student-led events are an asset; and
- Knowledge of the UOSU, its services, businesses, clubs, associations and activities is an asset.
Please note that the interview will be held in both English & French. Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11:59 PM on July 29th, 2026. Only applicants invited to interview will be contacted.
Compensation
$20.75 per hour