University of Ottawa Students' Union Job Board
Superviseur·e des événements | Events Supervisor
Description
(English Follows)
Poste : Superviseur·e des événements
Heures de travail : 15 heures par semaine
Salaire : 20.75 $/heure (avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)
Sous la responsabilité du/de la : Directeur du développement des affaires
Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant
Ce poste est syndiqué en tant que poste « A-2 » dans le cadre du SCFP 4943.
Description du Centre
La Maison internationale est un service offert par le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) qui vise à soutenir et accueillir les étudiant·e·s internationaux·ales et pour fournir des renseignements sur d’autres cultures et pays à tou·te·s les étudiant·e·s. Elle encourage la coopération entre les différentes cultures, respecte l’égalité et la diversité, et travaille contre la discrimination.
Description du poste
Le ou la superviseur·e des événements à la Maison internationale (IHouse) est responsable de la planification, de la coordination et de la mise en œuvre réussie d’événements culturels, éducatifs et communautaires qui s’alignent sur la mission de l’IHouse de soutenir les étudiant·e·s internationaux·ales et promouvoir la sensibilisation interculturelle ainsi que l’inclusion.
Le ou la superviseur·e des événements travaille en étroite collaboration avec la coordinatrice de la Maison internationale ainsi qu’avec les bénévoles afin de garantir que la programmation reflète la diversité du corps étudiant, encourage le dialogue interculturel et favorise un environnement accueillant tant pour les étudiant·e·s internationaux·ales que pour les étudiant·e·s canadien·ne·s.
Responsabilités :
- Planifier, organiser et réaliser une variété d’événements éducatifs, culturels et sociaux visant à soutenir les étudiant·e·s internationaux·ales grâce au renforcement communautaire, à des occasions d’apprentissage et à des échanges interculturels;
- Effectuer des tâches administratives telles que répondre aux courriels, rédiger des lettres, répondre aux appels téléphoniques, rédiger des rapports, planifier des programmes, élaborer des listes de ressources, etc;
- Participer à des formations, ateliers et événements afin de développer les connaissances et compétences professionnelles nécessaires au travail au sein de la Maison internationale et du SÉUO en général;
- Maintenir une base de données de contacts pour collaborer à divers types d’événements, incluant les informations provenant de bénévoles, de parties similaires ou intéressées, d’organismes externes; d’organisations sur le campus ou hors campus, de regroupements étudiants reconnus, d’ONG, etc.;
- Veiller à recevoir toutes les informations de paiement nécessaires pour couvrir les dépenses liées aux événements et communiquer avec le directeur du développement des affaires;
- Contribuer à l’élaboration des calendriers d’événements semestriels en collaboration avec le ou la coordonnateur·trice de la Maison internationale;
- Préparer le matériel promotionnel des événements en coordination avec le Service des communications du SÉUO, pour diffusion sur les réseaux sociaux, affiches imprimées, etc;
- Coordonner la réservation des lieux, de l’équipement et des autres ressources nécessaires à la tenue des événements;
- Collaborer avec les communautés étudiantes internationales et les clubs culturels pour organiser des programmations inclusives et collaboratives;
- S’assurer que tous les événements soient inclusifs, accessibles et respectueux de la diversité culturelle, religieuse et linguistique;
- Former et superviser les bénévoles des événements, et veiller à ce que les rôles et tâches soient clairement répartis;
- Réaliser des évaluations post-événement, recueillir les commentaires et proposer des recommandations pour améliorer les prochaines éditions;
- Promouvoir les valeurs de diversité, d’équité et de lutte contre les discriminations de la Maison internationale dans toutes les activités et interactions;
- Assurer le suivi des budgets des événements et soumettre les reçus et les dépenses pour conciliation;
- Contribuer à l’image positive et au rayonnement du SÉUO, en promouvant un environnement professionnel et bienveillant; et
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Qualifications :
- Doit être étudiant·e à l’Université d’Ottawa;
- Expérience en planification d’événements et en logistique;
- Expérience des enjeux liés aux étudiant·e·s internationaux·ales, ainsi que des différentes cultures et des différents pays.
- Connaissance des enjeux liés aux étudiant·e·s internationaux·ales, des cultures et des pays;
- Excellentes compétences interpersonnelles, en communication et en présentation, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Excellentes aptitudes en organisation, en résolution de problèmes et en gestion du temps;
- Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux diversifiés;
- Autonomie, motivation et enthousiasme;
- À l’aise de travailler de façon autonome et en équipe;
- Connaissance fonctionnelle des plateformes Microsoft, Google et des outils numériques en ligne;
- Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout;
- Une bonne connaissance de l’Université d’Ottawa et de ses environs est un atout;
- Le leadership et l’expérience dans des événements étudiants autogérés sont des atouts; et
- La connaissance du SÉUO, de ses services, de ses entreprises, de ses clubs, de ses associations et de ses activités constitue un atout.
La priorité sera accordée aux candidat·e·s des groupes en quête d’équité.
Les candidat·e·s doivent soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 29 juillet 2026 à 23 h 59. Nous ne contacterons que les candidat·e·s invité·e·s à un entretien.
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Position: Events Supervisor
Hours of work: 15 hours/week
Wage: $20.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)
Reporting to: Director of Business Development
Type of position: Replacement of an existing vacancy
This position is unionized as an “A-2” position under CUPE 4943.
Centre Description
The International House (“IHouse”) is a service of the University of Ottawa Students’ Union (UOSU) that exists to welcome and provide support for international students and to provide information on other cultures and countries to all students. It promotes cooperation among different cultures respect equality and diversity and working against discrimination.
Job Description
The Events Supervisor at the International House (IHouse) is responsible for the planning, coordination, and successful execution of cultural, educational, and community-building events that align with IHouse’s mission of supporting international students and promoting cultural awareness and inclusion. The Events Supervisor works closely with the International House Coordinator and volunteers to ensure programming reflects the diversity of the student body, encourages intercultural dialogue, and fosters a welcoming environment for international and domestic students alike.
Responsibilities:
- Plan, organize, and execute a variety of educational, cultural, and social events that support international students through community building, learning opportunities, and intercultural exchange;
- Perform administrative duties such as answering emails, writing letters, responding to phone calls, writing reports, planning programs, developing resource lists, etc.;
- Participate in training, workshops and events to expand educational background and professional skills that are required for the work at the I-House and the UOSU as a whole;
- Maintain a database of contacts to collaborate on various kinds of events with information from volunteers, similar or interested parties, external agencies, on and off campus organizations, recognized student bodies, and NGOs, etc;
- Ensure all the payment information is received to pay for any event expenses and communicate with the Director of business Development;
- Support the development of semesterly event calendars in collaboration with the IHouse Coordinator;
- Prepare event promotional materials in coordination with the UOSU Communications Department for outreach through social media platforms, printed materials such as posters, etc;
- Coordinate the booking of venues, equipment, and other resources needed for events;
- Work with international student communities and cultural clubs to co-host inclusive and collaborative programming;
- Ensure that all events are inclusive, accessible, and respectful of cultural, religious, and linguistic diversity.
- Train, and supervise event volunteers and ensure roles and tasks are clearly delegated;
- Conduct post-event evaluations, gather feedback, and provide recommendations for improvement;
- Uphold IHouse’s values of diversity, equity, and anti-discrimination in all activities and interactions.
- Monitor event budgets and submit receipts and expenses for reconciliation;
- Contribute to the positive image and upbringing of the UOSU, promote positivity and professionalism in the UOSU environment; and
- Other related duties.
Qualifications:
- Must be a student at the University of Ottawa;
- Experience in event planning and logistics
- Experience in international student issues, cultures and countries;
- Excellent interpersonal, communication and presentation skills, both written and oral;
- Excellent organizational, problem solving and time management skills;
- Ability to work with individuals from diverse backgrounds.
- Self-motivated and enthusiastic;
- Comfortable working in both independent and team settings.
- Working knowledge of Microsoft, Google and internet software platforms;
- Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset;
- A strong knowledge of uOttawa and surroundings is an asset;
- Leadership and experience in student-led events is an asset; and
- Knowledge of the UOSU, its services, businesses, clubs, associations and activities is an asset.
Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11:59 PM on July 29th, 2026. Only applicants invited to interview will be contacted.
Compensation
$20.75 per hour