University of Ottawa Students' Union Job Board
Greffier·ère principal·e du Conseil d’administration | Lead Clerk of the Board of Directors
Description
(English Follows)
Poste : Greffier·ère principal·e du Conseil d’administration
Heures de travail : Sur appel; en moyenne de 10 à 15 heures par semaine
Salaire : 22 $/heure
Sous la supervision de : La présidence du Conseil d’administration
Type de poste : Remplacement à un poste vacant
Description du Syndicat
Le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) est l’association étudiante officielle des étudiant·e·s de premier cycle de l’Université d’Ottawa. Il a pour mandat de représenter leurs intérêts et de leur offrir des services essentiels sur le campus. Ensemble, les représentant·e·s étudiant·e·s élu·e·s et le personnel administratif dévoué travaillent à améliorer la vie universitaire et sociale de la population étudiante de l’Université d’Ottawa.
Description du poste
Le SÉUO est à la recherche d’un·e greffier·ère pour son Conseil d’administration ! La personne titulaire du poste sera chargée de rédiger les procès-verbaux, d’appuyer les présidences des comités et d’accomplir diverses tâches administratives lors des réunions mensuelles du Conseil d’administration du SÉUO et de plusieurs de ses comites.
Responsabilités :
- Veiller au respect des échéances de gouvernance dans l’exécution des tâches administratives courantes, notamment la préparation des ordres du jour du Conseil, conformément aux directives de sa présidence ;
- Appuyer la présidence du Conseil dans la gestion de sa correspondance, envoyer des messages en son nom lorsque cela est autorisé et effectuer le tri des courriels dans sa boîte de réception Outlook ;
- Soutenir l’équipe des greffier·ère·s en répondant à leurs questions, en leur offrant de la rétroaction et en révisant leur travail, afin de veiller à ce que les procès-verbaux, les ordres du jour et les documents du Conseil et de ses comités respectent les normes établies de qualité et d’uniformité ;
- Gérer les calendriers et les outils de suivi des tâches de l’ensemble de l’équipe des procédures ;
- Assurer le suivi de l’avancement et de l’achèvement des tâches, notamment la rédaction des procès-verbaux, la planification de l’Assemblée générale et la mise à jour des documents de gouvernance ;
- Coordonner les horaires des comités et des greffier·ère·s, confirmer les réservations de salles auprès de C&R et accomplir d’autres tâches liées à la planification des réunions ;
- Contribuer à des projets à long terme relevant de l’équipe des procédures et, au besoin, en assurer la supervision, notamment la formation des greffier·ère·s, la transition des membres du Conseil et l’organisation de l’Assemblée générale ;
- Appuyer la présidence du Conseil dans l’exercice de toute autre fonction, selon ses directives ;
- Respecter une stricte confidentialité ; et
- Contribuer à préserver la bonne réputation du SÉUO.
Ces responsabilités s’ajoutent à celles d’un·e greffier·ère, bien que les tâches courantes suivantes puissent être confiées moins fréquemment :
- Rédiger les procès-verbaux, procéder à l’appel nominal et accomplir d’autres tâches administratives lors des réunions mensuelles du Conseil d’administration du SÉUO ;
- Rédiger les procès-verbaux et accomplir d’autres tâches administratives pour les comités du Conseil ;
- Appuyer les présidences des comités grâce à une connaissance des procédures parlementaires et des documents de gouvernance du SÉUO ;
- Préparer les procès-verbaux, y compris leur traduction et leur mise en forme, en vue de leur approbation avant la prochaine réunion du Conseil d’administration ; et
- Informer la population étudiante des activités du Conseil d’administration du SÉUO et de ses comités en assurant la gestion de la page Instagram du Conseil d’administration.
Qualifications :
- Bilinguisme : excellentes compétences rédactionnelles dans les deux langues officielles (français et anglais) et maîtrise du langage procédural et juridique ;
- Capacité à faire preuve de neutralité, tant réelle qu’apparente, dans les questions liées au mandat, à la gouvernance et aux activités du SÉUO ;
- Discrétion et capacité à préserver la confidentialité des renseignements privés ou sensibles ;
- Connaissance des principes fondamentaux de la 11e ou de la 12e édition de Robert’s Rules of Order Newly Revised ;
- Connaissance de Microsoft Office ou de plateformes similaires ;
- Grand souci du détail et capacité à effectuer la mise en forme de documents ;
- Capacité à résumer ou à transcrire en temps réel les discussions tenues en réunion, les modifications aux politiques et d’autres échanges ;
- Expérience dans la création et l’utilisation de systèmes d’organisation, de classement ou d’archivage de documents ;
- Compétences en leadership et expérience en coordination d’équipe et en formulation de rétroactions ;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion de projets, ainsi qu’une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement au rythme soutenu ;
- Disponibilité les fins de semaine ou en dehors des heures normales de travail, même avec un court préavis ;
- Une expérience avec Canva ou d’autres logiciels de conception graphique constitue un atout ; et
- Une expérience des procédures de gouvernance du SÉUO ou une expérience en gouvernance et en politiques au sein d’un organisme sans but lucratif constitue un atout.
Le bilinguisme en français et en anglais est obligatoire. Veuillez noter que l’entrevue se déroulera dans les deux langues officielles.
Les candidat·e·s intéressé·e·s sont invité·e·s à soumettre une lettre de présentation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 03 novembre 2026 à 23 h 59. Les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
La préférence sera accordée aux personnes candidates issues de groupes en quête d’équité.
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Position: Lead Clerk of the Board of Directors
Hours of work: Casual; on average 10-15 hours a week
Wage: $22/ hour
Reporting to: Chair of the Board of Directors
Type of position: Replacement of an existing vacancy
Union Description
The University of Ottawa Students’ Union (UOSU) is the official student government of undergraduate students at the University of Ottawa, with a mandate to represent the interests of students and provide essential services on campus. Together, elected student leaders and dedicated administrative staff work to improve the academic and social lives of students at the University of Ottawa.
Job Description
The UOSU is looking for a Clerk for its Board of Directors! The Clerk will take meeting minutes, support Committee Chairs, and complete other administrative tasks during monthly meetings of the UOSU Board of Directors, as well as many of the Board’s Committees.
Responsibilities:
- Take responsibility for meeting governance deadlines in completing regular administrative tasks, including Board agendas, as directed by the Chair of the Board;
- Support the Chair of the Board in managing their correspondence, sending messages on their behalf when authorized and triaging the Chair of the Board Outlook inbox;
- Support the clerk team by answering questions, providing feedback and proofreading their work, ensuring that Board and Committee records, agendas, and documents meet established standards of quality and consistency;
- Manage calendars and task trackers for the whole procedural team;
- Track task completion and progress for tasks including but not limited to meeting minutes, General Assembly planning, updates to governance documents and more;
- Schedule committees and clerks, confirming room bookings with C&R, and other tasks related to meet scheduling;
- Contribute to and potentially oversee long term projects within the scope of the procedural team, including clerk training, transition for Board members, the General Assembly and more;
- Assist the Chair of the Board in all of their other duties, as directed;
- Maintain strict confidentiality; and
- Contribute to the good reputation of the UOSU.
These responsibilities are in addition to the responsibilities of a clerk, though the following regular clerk tasks may be assigned with less frequency:
- Take meeting minutes, roll call, and other administrative tasks during monthly meetings of the UOSU’s Board of Directors;
- Take meeting minutes and complete other administrative tasks for the Board Committees;
- Support the Committee Chairs with knowledge of parliamentary procedure and the UOSU’s governing documents;
- Prepare meeting minutes for approval ahead of the next Board of Directors meeting, including translation and formatting; and
- Update students on the activities of the UOSU’s Board of Directors and its Committees by maintaining the UOSU’s Board of Directors Instagram page.
Qualifications:
- Bilingualism: strong written skills in both official languages (French & English) and command of procedural/legal language;
- Ability to maintain actual and perceived neutrality on matters related to the UOSU’s mandate, governance and operations ;
- Discretion and ability to maintain confidentiality of private or sensitive matters;
- Knowledge of the basic principles of Robert’s Rules of Order Newly Revised, 11th or 12th Edition;
- Knowledge of Microsoft Office and/or similar platforms;
- Good attention to detail and ability to format documents;
- Ability to summarize or transcribe meeting discussions, policy amendments and more in real-time;
- Experience creating and following systems of document organization, filing or archiving;
- Leaderships skills and experience in coordinating a team and delivering feedback ;
- Excellent organizational and project management skills, with the ability to coordinate multiple priorities;
- Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment;
- Availability on weekends or after regular working hours, when provided with limited notice;
- Experience with Canva or other graphic design software is an asset; and
- Experience with the UOSU’s governance procedures, or other non-profit governance and policy experience, is an asset.
Bilingualism in French and English is a requirement. Please note that the interview will be held in both French and English.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11:59 PM on November 03, 2026. Only applicants invited to interview will be contacted.
Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.
Compensation
$22.00 per hour