University of Ottawa Students' Union Job Board
Greffier·ffière du Conseil d’administration | Clerk of the Board of Directors
Description
(English Follows)
Poste : Greffier·ffière du Conseil d’administration
Heures de travail : Occasionnel; en moyenne 10 à 15 heures par semaine, à partir de 27 avril 2026 et jusqu’au 30 avril 2027
Salaire : 20.75 $/heure
Sous la responsabilité du/de la : Présidence du Conseil d’administration
Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant
Description du Syndicat
Le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) est le gouvernement étudiant officiel de la population étudiante de premier cycle de l’Université d’Ottawa. Il a pour mandat de représenter ses intérêts et de fournir des services essentiels sur le campus. Ensemble, les leaders étudiant·e·s élu·e·s et le personnel administratif dévoué travaillent à améliorer la vie académique et sociale des étudiant·e·s de l’Université d’Ottawa.
Description du poste
Le SÉUO est à la recherche d’un·e greffier·ffière pour son Conseil d’administration. Le ou la greffier·ffière rédige les procès-verbaux des réunions, assiste les présidences des comités et accomplit d’autres tâches administratives lors des réunions mensuelles du Conseil d’administration du SÉUO, ainsi que de nombreux comités du Conseil d’administration.
Responsabilités:
- Rédiger des procès-verbaux précis et détaillés, procéder à l'appel nominal et accomplir d'autres tâches administratives lors des réunions mensuelles du conseil d'administration du SÉUO et de ses comités ;
- Assister les présidents de comité grâce à sa connaissance des procédures parlementaires (y compris le Robert’s Rules of Order) et veiller à ce que les réunions se déroulent conformément aux documents constitutifs du SÉUO ;
- Préparer, réviser et finaliser les procès-verbaux des réunions en vue de leur approbation avant les réunions suivantes du conseil d’administration, notamment en s’assurant de leur mise en forme, de leur clarté et de la coordination de leur traduction ;
- Tenir à jour des archives organisées et actualisées des documents du conseil d’administration et des comités, y compris les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents d’appui ;
- Aider à la rédaction et à la distribution des ordres du jour des réunions en collaboration avec le président du conseil d’administration ;
- Tenir les étudiants informés des activités du conseil d’administration du SÉUO et de ses comités en gérant et en mettant à jour la page Instagram du conseil d’administration, en veillant à ce que le contenu soit opportun, précis et captivant ;
- Travailler en étroite collaboration avec le président du conseil d'administration et les présidents des comités pour répondre aux besoins administratifs courants, notamment en matière de rapports de synthèse, de suivi et de suivi des tâches ;
- Assister le président du conseil d'administration dans le cadre de projets spéciaux, notamment la planification et l'organisation des assemblées générales et d'autres initiatives liées à la gouvernance ;
- Répondre aux demandes internes et fournir un soutien administratif de manière professionnelle et dans les délais impartis ;
- Respecter une confidentialité stricte lors du traitement d'informations sensibles ou confidentielles ;
- Contribuer à un environnement de gouvernance professionnel, respectueux et efficace ; et
- Préserver et renforcer la bonne réputation du SÉUO grâce à un travail de qualité et à une conduite professionnelle ;
Qualifications :
- Bilinguisme : solides compétences en matière de communication écrite dans les deux langues officielles (français et anglais) et maîtrise du langage procédural/juridique;
- Capacité à résumer ou transcrire les discussions des réunions en temps réel;
- Bon souci du détail et capacité à mettre en forme des documents;
- Connaissance ou volonté d’apprendre les principes du Robert’s Rules of Order Newly Revised, 11e ou 12e édition;
- Connaissance de Microsoft Office et/ou de plateformes similaires;
- Solides compétences organisationnelles;
- Discrétion et capacité à préserver la confidentialité des réunions privées ou sensibles;
- Disponibilité le week-end ou en-dehors des heures normales de travail, avec une notification préalable; et
- Expérience avec Canva ou un autre logiciel de conception graphique.
Les candidat·e·s potentiel·le·s sont invité·e·s à soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitae et une liste de deux (2) références au plus tard à 23 h 59 le 24 avril 2026.
Les entretiens auront lieu du 20 au 24 avril. Veuillez indiquer vos disponibilités pour un entretien lorsque vous soumettez votre candidature. Si vos disponibilités sont limitées pendant la période des entretiens, veuillez soumettre votre candidature le plus tôt possible afin de vous assurer que votre entretien pourra avoir lieu avant le 25 avril – 30 avril.
Le bilinguisme français-anglais est obligatoire. Veuillez noter que l'entretien se déroulera en français et en anglais.
La préférence sera accordée aux candidat·e·s issu·e·s de groupes en quête d'équité. Le SÉUO s'engage à respecter l'équité en matière d'embauche. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers tout au long du processus d'embauche, veuillez l'indiquer dans votre candidature.
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Position: Clerk of the Board of Directors
Hours: Occasional; on average 10-15 hours a week, starting April 27th, 2026 and ending April 30th 2027
Wage: $20.75/hr
Reporting to: Chair of the Board of Directors
Type of position: Replacement of an existing vacancy
Union Description
The University of Ottawa Students’ Union (UOSU) is the official student government of undergraduate students at the University of Ottawa, with a mandate to represent the interests of students and provide essential services on campus. Together, elected student leaders and dedicated administrative staff work to improve the academic and social lives of students at the University of Ottawa.
Job Description
The UOSU is looking for a Clerk for its Board of Directors! The Clerk will take meeting minutes, support Committee Chairs, and complete other administrative tasks during monthly meetings of the UOSU Board of Directors, as well as many of the Board’s Committees.
Responsibilities
- Take accurate and detailed meeting minutes, complete roll call, and carry out other administrative tasks during monthly meetings of the UOSU’s Board of Directors and its Committees;
- Support Committee Chairs with knowledge of parliamentary procedure (including Robert’s Rules of Order) and ensure meetings are conducted in accordance with the UOSU’s governing documents;
- Prepare, edit, and finalize meeting minutes for approval ahead of subsequent Board meetings, including ensuring proper formatting, clarity, and coordination of translation;
- Maintain organized and up-to-date records of Board and Committee documents, including agendas, minutes, and supporting materials;
- Assist in drafting and distributing meeting agendas in collaboration with the Board Chai;
- Update students on the activities of the UOSU’s Board of Directors and its Committees by managing and maintaining the Board of Directors Instagram page, ensuring content is timely, accurate, and engaging;
- Work closely with the Board Chair and Committee Chairs to support ongoing administrative needs, including summary reports, follow-ups, and task tracking;
- Support the Chair of the Board with special projects, including planning and execution of General Assemblies and other governance-related initiatives;
- Respond to internal inquiries and provide administrative support in a professional and timely manner;
- Maintain strict confidentiality when handling sensitive or privileged information;
- Contribute to a professional, respectful, and efficient governance environment; and
- Uphold and contribute to the positive reputation of the UOSU through high-quality work and professional conduct.
Qualifications
- Bilingualism: strong written and oral communication skills in both official languages (French & English) and command of procedural/legal language;
- Experience working in or an understanding of a student union or similar environment;
- Strong knowledge of Robert’s Rules of Order Newly Revised, 11th or 12th Edition;
- Strong, respectful, assertive communication skills;
- Strong leadership skills, and the ability to be assertive in difficult discussions and decisions;
- Knowledge of the UOSU’s Constitution and governing processes is an asset;
- Knowledge of the principles of procedural fairness, diplomacy and impartiality;
- Ability to build and maintain strong interpersonal relationships with colleagues;
- Knowledge of Microsoft Office and/or similar platforms;
- Strong organizational skills;
- Strong analytical, interpretive and problem-solving skills;
- Ability to interpret and ensure compliance with the governing documents in a fair and impartial manner
- Ability to abstain from all discussions that might become debatable matters within the UOSU;
- High professional standards & high degree of integrity;
- Strong conflict resolution skills are desirable, with an emphasis on de-escalation;
- Experience with crisis management, and/or work in high-pressure environments, is desirable;
- Availability on weekends, evenings, and unusual hours without advance notice ;
- Initiative and the ability to work independently and in high-pressure situations.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references no later than 11:59 PM on April 24th, 2026.
Interviews will be held from April 20th-24th. Please include your availability for an interview when you submit your application. If you have limited availability during the interview period, please submit your application as early as possible to ensure that it is possible to complete your interview before April 25th- April 30th.
Bilingualism in French and English is a requirement. Please note that the interview will be held in both French and English.
Preference will be given to candidates of equity-seeking groups. The UOSU is committed to equitable hiring, and if accommodations throughout the hiring process are required, please indicate so in your application.
Compensation
$20.75 per hour