University of Ottawa Students' Union Job Board
Superviseur·e des événements | Events Supervisor
Description
(English Follows)
Poste : Superviseur·e des événements
Heures de travail : 15 heures par semaine
Salaire : 20.75 $/heure (avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)
Sous la responsabilité du/de la : Directeur du développement des affaires
Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant
Ce poste est syndiqué en tant que poste « A-2 » dans le cadre du SCFP 4943.
Description du Centre
La Banque alimentaire du Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) fournit une variété de produits alimentaires pour aider les étudiant·e·s qui sont en difficulté économique ou en situation d’insécurité alimentaire.
Ainsi, les étudiant·e·s peuvent avoir accès à de la nourriture gratuite pendant leur semestre d’études. La Banque alimentaire organise également diverses activités sur le campus pour fournir des repas ou des cours de cuisine. Notre mission est de faire du campus un lieu où la faim n’est pas un obstacle à l’éducation.
Description du poste
Le superviseur ou la superviseure des événements planifie des événements, des ateliers et des activités visant à sensibiliser et à soutenir les étudiant·e·s en situation de désavantage économique ou d’insécurité alimentaire. La superviseure ou le superviseur des événements veille à ce que ces événements soient accessibles, inclusifs, bilingues et durables, et à ce que les bénévoles aient un rôle à jouer dans la création et la réalisation de ces événements. Le superviseur ou la superviseure des événements travaille en étroite collaboration avec le
coordinateur ou la coordinatrice de la Banque alimentaire ainsi que les autres superviseur·e·s et bénévoles de la Banque alimentaire, et collabore avec d’autres départements et l’administration du SÉUO.
Responsabilités :
- Diriger la planification stratégique et le développement créatif d’initiatives en matière d’événements pour la Banque alimentaire du SÉUO;
- Veiller à ce que les événements soient publiés sur tous les réseaux sociaux de la Banque alimentaire tout en maintenant le contact avec le public cible;
- Gérer à l’avance tous les aspects des événements : conception du message et de la communication, promotion, logistique, besoins et conception de l’espace et du lieu, coordination des réunions et des participant·e·s, image (ce que nous voulons que le public retienne de chaque événement de la Banque alimentaire) besoins en personnel bénévole, matériel d’accompagnement, gestion et négociation avec les collaborateur·trice·s, calendriers et échéances, gestion financière, etc.;
- Fournir au coordinateur ou à la coordinatrice un bref rapport hebdomadaire sur les activités réalisées au cours de la semaine;
- Développer et gérer des outils de planification pour chaque événement (par exemple, suivi du budget, calendrier du projet, spécifications de l’événement, ordres du jour et procès-verbaux des réunions, etc.);
- Tenir à jour l’historique des événements et développer un tableau de bord d’indicateurs clés de performance pour suivre les statistiques sur les événements qui ont le plus satisfait les étudiant·e·s;
- Collaborer avec les équipes d’autres services du SÉUO pour établir un lien stratégique entre les priorités opérationnelles, les objectifs et les messages clés pour la diffusion du contenu;
- Gérer les relations avec la clientèle et les attentes concernant les événements, servir de point de contact avec la clientèle externe;
- Tâches administratives telles que répondre aux courriels, rédiger des lettres, répondre aux appels téléphoniques, rédiger des rapports, planifier des programmes, élaborer des listes de ressources, former des bénévoles, etc.;
- Contribuer à l’image positive et à la réputation du SÉUO ; promouvoir la positivité et le professionnalisme dans l’environnement du SÉUO; et
- Effectuer d’autres tâches connexes.
Qualifications :
- Doit être un·e étudiant·e de l’Université d’Ottawa;
- Expérience en matière de gestion et de coordination de programmes;
- Expérience dans la création d’ateliers, d’événements et de groupes de discussion et excellentes capacités de facilitation de groupe;
- Forte compréhension de la dynamique de groupe et capacité à créer un environnement inclusif;
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral;
- Excellentes capacités d’organisation, de résolution de problèmes et de gestion du temps;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;
- Ponctualité et ouverture d’esprit;
- Connaissance pratique des plateformes logicielles Microsoft, Google et Internet;
- Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout;
- La connaissance de la sécurité alimentaire ou de la manipulation d’aliments est un atout;
- Une expérience de travail avec des étudiant·e·s, des populations marginalisées et une connaissance de l’intersectionnalité sont des atouts;
- Le leadership et l’expérience en matière de programmes étudiants constituent un atout;
- La maîtrise de Canva et de la gestion des réseaux sociaux est un atout;
- Une connaissance de l’Université d’Ottawa est un atout; et
- La connaissance du SÉUO, de ses services, entreprises, clubs, associations et activités est un atout.
Veuillez noter que l’entretien se tiendra en anglais et en français.
La préférence sera accordée aux candidat·e·s des groupes en quête d’équité.
Les candidat·e·s doivent soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 29 juillet 2026 à 23 h 59. Nous ne contacterons que les candidat·e·s invité·e·s à un entretien.
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Position: Events Supervisor
Hours of work: 15 hours/week
Wage: $20.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)
Reporting to: Director of Business Development
Type of position: Replacement of an existing vacancy
This position is unionized as an “A-2” position under CUPE 4943.
Centre Description
The Food Bank of the University of Ottawa Students’ Union (UOSU) provides a variety of food items to help students who are economically disadvantaged or experiencing food insecurity.
Thus, students can have access to free food during their semester of study. The Food Bank also organizes various activities on campus to provide meals or lessons on how to cook. Our mission is to make campus a place where hunger is not a barrier to education.
Job Description
The Events Supervisor plans events, workshops, and activities to raise awareness and support students experiencing economic disadvantages or food insecurity. The Events Supervisor will ensure that these events are accessible, inclusive, bilingual and sustainable, and that volunteers have a role to play in the creation and delivery of these events. The Events Supervisor will work closely with the Food Bank Coordinator and other Food Bank Supervisors and volunteers, and will collaborate with other departments and the administration of UOSU.
Responsibilities:
- Lead the strategic planning and creative development of event initiatives for the UOSU Food Bank;
- Ensure events are published on all Food Bank social media outlets while maintaining contact with the target audience;
- Manage all aspects of events in advance: message and communication design, promotion, logistics, space and venue needs and design, coordination of meetings and participants, branding (what we want the public to remember about each Food Bank event), volunteer staffing needs, accompanying materials, management and negotiation with collaborators, schedules and timelines, financial management, etc.;
- Provide the Coordinator with a brief weekly report on the activities that have been completed during the week;
- Develop and manage planning tools for each event (e.g., budget tracking, project calendar, event specifications, meeting agendas and minutes, etc.);
- Maintain an event history and develop a key performance indicator dashboard to track statistics on the events that most satisfied students;
- Collaborate with teams in other departments within the UOSU to strategically link operational priorities, objectives and key messages for content delivery;
- Manage client relationships and expectations for events, act as a point of contact with external clients;
- Administrative duties such as answering e-mails, writing letters, responding to phone calls, writing reports, planning programs, developing resource lists, training volunteers, etc.;
- Contribute to the positive image and branding of the UOSU, promote positivity and professionalism in the UOSU environment; and
- Perform other related duties.
Qualifications:
- Must be a student at the University of Ottawa;
- Experience in event management and coordination;
- Experience in creating workshops, events and focus groups and excellent group facilitation skills;
- Strong understanding of group dynamics and ability to create an inclusive environment;
- Excellent interpersonal and communication skills, both written and oral;
- Excellent organizational, problem solving and time management skills;
- Ability to work independently and as part of a team;
- Be punctual and have an open mind;
- Working knowledge of Microsoft, Google and Internet software platforms;
- Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French and English) is an asset;
- Knowledge of food safety or food handling is an asset;
- Experience working with students, marginalized populations and knowledge of intersectionality is an asset;
- Leadership and experience with student-led programs is a plus;
- Proficiency in Canva and social media management is a plus;
- Familiarity with the University of Ottawa is an asset; and
- Knowledge of the UOSU, its services, businesses, clubs, associations and activities is an asset.
Please note that the interview will be held in both English & French.
Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11:59 PM on July 29th, 2026. Only applicants invited to interview will be contacted.
Compensation
$20.75 per hour